厅属各单位：

现将《山西省农业厅重大活动档案管理制度》印发你们，请遵照执行。

 

 

山西省农业厅办公室

2018年3月14日

 

 

山西省农业厅重大活动档案管理制度

 

为了加强我厅重大活动档案管理工作，根据《山西省重大活动档案管理办法》，制定我厅重大活动档案管理制度。

重大活动是指我厅各行政事业单位在省内外、境外组织举办的具有行业性、地方性特色、国家意义或者国际影响的会议、节庆、会展等大型活动；突发事件的应对处置活动；关系改革、发展、民生等专项或者综合性的工作活动。

重大活动档案，是指在上述重大活动中形成的具有保存利用价值，经过归档处理的文字、图表、音像、数据、实物以及其他形式的原始记录。

一、组织立卷。重大活动档案管理工作遵循统一领导、分级负责、完整归档、系统整理、集中管理、有效利用的原则。坚持厅统一管理与各有关单位限期管理相结合，由厅各单位组织立卷归档，档案人员负责监督、指导。

二、归档处理。我厅举办非周期性的重大活动，或者联合其他单位举办的重大活动，应当将同级档案行政管理部门纳入重大活动档案管理机构，并在重大活动确定后20个工作日内书面告知。我厅独立举办重大活动时，应当将文件材料收集齐全，归入档案卷宗，另设类目妥善保管；我厅与两个以上单位不分主次、联合举办的重大活动，应该在重大活动结束后6个月内各自向省档案局移交收集整理的档案；我厅作为主办单位，与其他单位联合举办的重大活动，应在重大活动结束后6个月内，由我厅将所有参与单位形成的重大活动档案，向省档案局移交；我厅作为协办单位，与其他单位联合举办的重大活动，应在重大活动结束后10日内，将重大活动档案移交主办单位。

三、分类管理。重大活动档案，应当归档保存，任何组织和个人不得据为己有或者拒绝归档；未列入重大活动归档范围的文件材料，应当编制文件销毁清册，经分管档案工作的厅领导审批后方可销毁；凡属重大活动中形成的涉密文件，应当依法加强安全管理，未经解密，不得进行寄存托管、档案整理业务外包和数字化加工。

四、落实责任。如单位未执行本制度，视情节责令限期改正，逾期未改正的给予全厅通报批评。档案人员在重大活动档案管理工作中滥用职权、循私舞弊、玩忽职守、失密泄密的，要进行严格问责；构成犯罪的，要移交司法机关依法追究刑事责任。

五、归档要求。重大活动档案要求齐全、完整，做到案卷排列整齐、美观，存放有序，查找方便。

本制度从下发之日起执行。